Dokumentasi di Indonesia

Oleh : Dra. Hj. Nurhayati Zain, MA (Dosen Jur. IIP)

Dokumentasi di tanah air Indonesia sekarang ini masih belum mendapat perhatian yang memadai. Dalam perlakuan masyarakat sekarang ini hanya seperti pengisi waktu luang. Di lapangan ada yang mencampurkan urusan dokumentasi perpustakaan dengan arsip. Padahal ada perbedaan pada koleksi, fungsi dan tujuannya masing-masing, sehingga Indonesia sering menemui kesulitan dalam mencari bukti data pada peristiwa-peristiwa tertentu.

Pada tahun 1960-an dulu urusan dokumentasi sudah diatur dalam Peraturan Presiden nomor 20 tahun 1961 tanggal 26 Desember 1961, namun dokumentasi lebih berat ke perpustakaan dan kemudian ditindak lanjuti dengan disahkannya undang-undang nomor 43 tahun 2007 tentang perpustakaan.
Dokumentasi asal katanya adalah dokumen yang dalam bahasa Inggris ditulis dengan document. Apa yang dimaksud dengan dokumen? Dan apa peran dokumentasi dalam suatu pemerintahan?
Menurut Oxford Learner’s Pocket Dictionary new Edition tahun 2005 halaman 127 tertulis bahwa document adalah:
1. Official paper giving information evidence etc.
2. Computer file that containts text and has a name that in dentifies it.
3. Record the details of something : prove or support something with documents.
Menurut Longman Dictionary of American English New 4th Edition tahun 2008 halaman 297, document adalah :
1. A piece of paper that has official information written on it : a legal document.
2. To record information about something by writng about it, photographing it etc.
Sementara dokumentasi padanannya dalam bahasa Inggris adalah documentation. pada Longman Dictionary artinya:
1. Official documents that are use in order to prove that something is true or correct.
2. The process of recording information in writing, on film, etc.
Pada Oxfodr Learner’s Pocket Dictionary documentation adalah : documents used as evidence or proof.
Soejono Trimo, MLS dalam bukunya Pengantar Ilmu Dokumentasi halaman 7 mengatakan bahwa dokumen adalah record atau recorded material, sedangkan dokumentasi adalah :
1. Suatu kumpulan (koleksi) dokumen-dokumen tentang bidang pengetahuan tertentu, ataupun mengenai kegiatan tertentu yang terorganisasi menurut sistem / metode tertentu.
2. Segala aktifitas yang berkaitan dengan proses pengumpulan / pengadaan secara selektif, pemrosesan (pengelolaan dokumen-dokumen) secara sistematis dan ilmiah serta pendistribusian informasi kepada para pengguna jasa informasi.

Akan tetapi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia edisi ke-3 tahun 2002 halaman 272 menyatakan bahwa dokumen adalah :
1. Surat yang tertulis, tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan (seperti : akte kelahiran, surat nikah, surat perjanjian, dll)
2. Barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos.
3. Rekaman suara, gambar direkam dsb yang dapat dijadikan bukti keterangan.

Disamping itu dokumentasi adalah :
1. Pengumpulan, pemilihan, pengolahan dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan.
2. Pemberian atau pengumpulan bukti keterangan (seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lainnya) bisa juga berarti panitia yang dilengkapi dengan seksi pameran, publikasi, dsb.

Mendokumentasikan adalah mengatur dan menyimpan sebagai dokumen. Pendokumentasian adalah proses, cara, perbuatan mendokumentasikan. Dokumenter artinya bersifat dokumentasi. Dokumentalis adalah orang yang bekerja di bidang dokumentasi.
Dari pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa dokumentasi adalah suatu unit kegiatan pengumpulan dan pengolahan sumber-sumber informasi secara sistematis untuk dapat dijadikan bukti keterangan.
Melihat situasi sekarang ini, rasanya perlu dikembangkan eksistensi dan fungsi dokumentasi begitu juga perpustakaan serta kearsipan, karena ketiga hal ini perlu penegasan sehingga pengerjaannya tidak tumpang tindih serta dapat digunakan pada sasaran yang tepat dan akurat.


Selengkapnya...

Komunikasi dalam Perspektif Teoritis

Oleh : Drs. Sheiful Yazan, M.Si (Dosen LB Jur. IIP)

“We can not not Communication” (Joseph Pulitzer) “Walaupun dia diam, namun ribuan kata membersit dari semua pori di sekujur tubuhnya, dari tiap tetes keringat dingin yang mengalir di tengkuknya, dari ketukan jari-jemarinya di atas meja.” (Shakespeare dalam “Hamlet”). “Zainab hanya menunduk dengan bibir gemetar. Jari tangannya sibuk menghitung lembaran benang yang terurai di ujung alas meja. Tidak satupun kata yang terucap. Namun Zainuddin bagai merasakan gemuruh jeritan dari bahunya yang tertunduk.” (Hamka, dalam “Di Bawah Lindungan Ka’bah”)

Komunikasi adalah inti semua hubungan sosial, apabila orang telah melakukan hubungan tetap, maka sistem komunikasi yang mereka lakukan akan menentukan apakah sistem tersebut dapat mempererat atau mempersatukan mereka, mengurangi ketegangan atau melenyapkan persengketaan apabila muncul.
Manusia sebagai makhluk individu maupun makhluk sosial, memiliki dorongan ingin tahu, ingin maju dan berkembang, tentu saja memerlukan komunikasi. Dengan berkomunikasi orang dapat menyampaikan pengalamannya, menyampaikan informasi, opini, ide, konsepsi, pengetahuan, perasaan, sikap, perbuatan, dan sebagainya kepada sesamanya secara timbal balik baik sebagai penyampain maupun penerima pesan. Istilah komunikasi berasal dari perkataan Inggris” communicaton” yang berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran orang yang terlibat dalam komunikasi memiliki kesamaan pengertian tentang pesan yang disampaikan.
(Tulisan lebih lengkap .... bisa dihubungi E-Mail Fakultas Ilmu Budaya-Adab IAIN IB Padang)
Selengkapnya...

Prof.DR. Dato' Firdaus bin Abdullah (Tokoh Politik Malaysia Modern)

Oleh : DR.H. Saifullah SA., MA (Dosen Jur. SKI)

Firdaus Abdullah dilahirkan pada tanggal 3 Juni 1944 di Kuang, Selangor Darul Ehsan, dari keluarga Melayu keturunan Minangkabau. Beliau merupakan generasi ketiga keturunan Minangkabau yang hijrah ke Tanah Semenanjung. Kakeknya berasal dari Rao-rao suatu daerah pegunungan yang indah dan subur di Kabupaten Tanah Datar. Ayahnya Haji Abdullah dibawa orang tuanya ke Selangor dan menetap di Kuang, suatu wilayah yang banyak didiami keturunan Minangkabau, disamping Negeri Sembilan. Menurut adat Minang, keluarga ini mempunyai suku Piliang, satu suku utama Minangkabau.

Selengkapnya...

Urgensi Arsip dan Sistem Informasi Manajemen

Oleh : Drs. Zulkarnaini, MA (Ketua Program Diploma III PAD)

Tidak dapat dipungkiri bahwa belum setiap orang mengetahui dan mengerti tentang arsip dan kearsipan. Tidak terkecuali karyawan yang bekerja di unit organisasi pemerintah maupun organisasi swasta sebagai pelayan publik, padahal arsip dan kearsipan sangat berguna dalam kehidupan setiap orang. Dikatakan bahwa dimana ada kegiatan manusia, niscaya disitu akan ada arsip.

Hal itu disebabkan karena manusia selalu memerlukan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan atau aktivitas yang dilakukan sebagai alat bantu untuk mengingat, baik untuk keperluan administrasi , hukum dan kepentingan-kepentingan pembuktian yang otentik dan sebagainya ( Zulkifli Amsyah , 2003 : 5. ) bahkan lebih jauh dari itu keasrsipan pula yang menuntun seseorang untuk meraih kesuksesan yang lebih tinggi, karena arsip dapat memberikan ide baru untuk lebih baik dan lebih bernilai dari apa yang dilakukan masa lalu. Dengan melakukan arsip dan kearsipan tentu seseorang tidak akan kehilangan jejak sebagai gambaran masa lalu untuk mengambil langkah baru kedepan yang lebih tepat dan lebih baik dalam segala bentuk aktivitasnya. ( Endang Wiryatmi Tri Lestari , 1993 : 1 )

Ketahuilah, bahwa sesungguhnya penanganan dan pengelolaan arsip sudah dimulai dari rumah tangga. Arsip-arsip yang penting bagi adminstrasi rumah tangga misalnya kwitansi pembayan listrik, pembayaran telepon, pembayaran air minum, pembayaran pajak, ijazah, sertifikat , Surat Izin Mendirikan bangunan dan lain-lain sebagainya. Banyak lagi yang lain-lain berupa dokumen- dokumen penting yang harus di kelola, ditata, dan disimpan dengan sistematis supaya aman dan mudah ditemukan kembali apabila suatu ketika dibutuhkan. Tatapi sering ditemukan ditengah kehidupan masyarakat apabila suatu pihak meminta kepada sesorang untuk menunjukan suatu dokumen yang diperlukan sebagai salah satu syarat dalam memproses surat atau dokumen yang dibutuhkannya, namun dokumen yang dinta tersebut sebagai syarat tidak bisa ditemukan dengan mudah dan cepat. Bahkan untuk mencari 1 lembar bukti pembayaran PBB untuk mengurus KTP dapat memakan waktu satu atau 2 hari. Apalagi perlunya arsip dalam suatu oraganisasi, baik organisasi kecil, menengah dan besar, organisasi swasta dan terutama dalam organisasi pemerintahan.

Karena begitu pentingnya persoalan arsip, pemerintah menganggap perlu mengeluarkan suatu Undang-Undang tentang kearsipan maka pada tahun 1971 terbentuk Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Undang-undang ini lebih lengkap dari peraturan-peraturan yang dibuat oleh Pemerintah Hindia Belanda sebelumnya tentang kearsipan ( Staatsblad Wed India 1854 No.18, 1857 Bijblad No.54, 1881 Bijblad No.7108, tahun 1182 Bijblad 7109, tahun 1909 Bijblad No. 7131 dan tahun 1938 Bijblad Nomor 14117 tentang penysutan arsip.) Peraturan Perundangan Hindia Belanda ini masih berlaku berdasarkan pasal II aturan peralihan Undang-Undang Dasar 1945 ( Endang Wiryatmi Tri Lestari, 1993: 40 ).
Untuk pelasanaan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 telah ditetapkan pula Keputusan Presiden ( Keppres ) Nomor 26 tahun 1974 tentang kedudukan, tugas pokok , fungsi serta struktur organisasi dan tata kerja Organisasi Arsip Nasional. Kemudian untuk itu, ditetapkan pula Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang penyusutan Arsip. Peraturan ini dalam pelaksnaannya diatur dengan Surat Edaran Ketua Arsip Nasional No. SK/01/1981 sebagai ketentuan peralihan Peraturan Pemerintah tentang penyusutan arsip ( Endang Wiryatmi Tri Lestari 1993 : 42 ) dan sebagai penjabaran dari Undang-Undang dan Peraturan Pemerintah tersebut masing-masing-masing Menteri Departemen membentuk kebijakan lagi sesuai dengan bidang tugasnya dalam bentuk Surat Keputusan seperti Keputusan Menteri Agama Nomor 81 tahun 1984 tentang Penerapan Sistem Kearsipan Kartu kendali ( Arsip Dinamis ) dilingkungan Departemen Agama dan berbagai Surat Edaran tentang Kearsipan ( Sekjen Departemen Agama, Surat Edaran No.731 tahun 1995 : 6 ) dan terakhir Peraturan Menteri Agama RI Nomor 10 tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis di lingkungan Departemen Agama. Sedangkan pada Departemen Keuangan RI sebagai penjabaran Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 dan Keppres Nomor 26 tahun 1974 dan Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979 telah ditetapkan pula Keputusan Menteri Keuangan R I Nomor 245/KM.1/1979 tantang Penyeragaman pola dan sistem kearsipan di lingkungan Departemen Keuangan dan berbagai Surat Edarannya ( Endang Wiryatmi Tri Lestari , 1993 : 42 ) dan begitu juga dengan Departemen-Departemen lainnya dalam Pemerintahan republik Indonesia.
Dilain pihak perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini sangat berpengaruh tehadap kemajuan untuk percepatan pencapaian tujuan berbagai oraganisasi, baik organisasi pemerintah ataupun oraganisasi swasta. Mereka bersaing untuk meningkatkan profesioanalisme di perkantoran, perbankan, perindustian, dunia pendidikan dan lain-lain. Untuk mencapai kemajuan tersebut diperlukan dukungan manajemen yang tepat. Untuk megelola manajemen diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat. Dan maju mundurnya kinerje suatu organisasi sangat tergantung kepada informasi yang diserapnya. Salah satu informasi yang sangat penting bagi suatu organisasi adalah rekaman dari berbagai kegiatan organisasi itu sindiri, sedangkan rekaman tersebut diperoleh melalui arsip. Di perkantoran arsip tersebut diperlukan untuk membantu pelayanan ataupun sebagai informasi intern. Pengambilan keputusan oleh manejer atau pimpinan banyak tergantung kepada kelengkapan , kecepatan, dan ketepatan informasi yang disajikan dan dilaporkan secara aktif kepadanya. Dari itu setiap kegiatan diperlukan bantuan data dan informasi. Demikian pula pada kegiatan pengambilan keputusan yang kita kenal sebagai Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) atau Management Information System ( MIS ) ( Zulkifli Amsyah, 2003 : 8 ).
Oleh karena itu keterkaitan antara arsip dan Sistem Informasi Managemen sangat erat. Tetapi sangat disayangkan bahwa sebahagian orang termasuk karyawan pada kantor pemerintah belum mamahami betapa sangat urgennya keberadaan arsip dan penataannya dalam suatu oraganisasi baik organisasi swasta apalagi organisasi pemerintah. Hal ini lah menarik perhatian penulis untuk menysun suatu karya dengan topik “ Urgensi Arsip dan Sistem Informasi Manajemen “ agar setiap kali Pimpinan mengambil suatu keputusan terlebih dahulu agar bercermin kepada informasi dan data yang terdapat pada arsip.

(Lebih Lengkap ...... hubungi fiba@gmail.com / abahiffa@yahoo.com

Selengkapnya...