Membangun Otomasi Perpustakaan Berbasis Open Source Software (OSS)

Oleh : Arwendria, S.Sos., M.Si (Dosen Prodi PAD)

Istilah otomasi perpustakaan mulai populer di Indonesia sekitar 1990-an. Walaupun saat ini paradigma tersebut mulai bergeser kearah perpustakaan elektronik (e-library) atau perpustakaan digital, tetapi konsep ini masih tetap “nyaring” didengungkan oleh pemula paham teknologi informasi. Beberapa perpustakaan perguruan tinggi telah lebih dahulu memanfaatkan tenologi ini.

Bahkan telah dimulai semenjak tahun 1990-an. Selain dari kecukupan dana untuk membangun otomasi perpustakaan, perhatian pemerintah (Departemen Pendidikan) terhadap pengembangan otomasi perpustakaan juga relatif lebih besar. “Keberuntungan” ini memang lebih banyak diterima oleh perpustakaan perguruan tinggi, terutama perguruan tinggi negeri. Tercatat beberapa kali perpustakaan perguruan tinggi negeri memperoleh bantuan software otomasi untuk meningkatkan layanan perpustakaan. Hampir sama halnya dengan perguruan tinggi, Perpustakaan Nasional juga beberapa kali menyediakan fasilitas software gratis kepada jaringan perpustakaannya. Bahkan setelah gagal beberapa kali, Perpustakaan Nasional tidak pernah patah arang untuk menyediakan software gratis untuk jaringan perpustakaannya.
Namun seiring berjalannya waktu, pengelola perpustakaan mulai frustasi dalam memanfaatkan sistem otomasi perpustakaan yang telah mereka bangun. Kegalauan ini muncul antara lain akibat dari kegagalan sistem informasi (software), terutama menyangkut purna jual. Dari sinilah muncul stigma bahwa software “gratis” cendrung bermasalah. Konsep gratis disini sebenarnya bukan absolut. Pemerintah dalam hal ini Departemen Pendidikan dan Perpustakaan Nasional membeli software dari suatu vendor, kemudian didistribusikan kepada perpustakaan di bawah jaringannya. Namun, bagaimana dengan perpustakaan lain, seperti perpustakaan sekolah, perpustakaan umum, dan beberapa perpustakaan perguruan tinggi yang tidak memiliki cukup biaya untuk membangun otomasi perpustakaan? Apakah dalam era teknologi informasi ini, mereka masih tetap bertahan dengan sistem tradisional? Saat ini telah terbuka kesempatan bagi perpustakaan yang memiliki keterbatasan dana dalam membangun otomasi perpustakaan, yaitu Open Source Software (OSS). Untuk itu, pada kesempatan ini akan dibahas seputar pemanfaatan OSS untuk perpustakaan.
Apa itu Open Source?
Secara gamblang open source dapat diartikan sebagai free software (bebas mendownload, bebas untuk digunakan, dan bebas untuk dilihat dan dimodifikasi. OSS adalah software yang menyediakan kode sumbernya (source code) dan dapat dimanfaatkan tanpa perlu mengeluarkan biaya. Selain itu, software tersebut dapat didistribusikan lagi tanpa ada diskriminasi. Hampir semua OSS didistribusikan melalui web dan tanpa perlu menandatangani persetujuan lisensi.
Gerakan OSS telah dimulai pada tahun 1980an. Kemudian pada tahun 1998 beridiri organisasi Open Source Initiative (OSI). OSI bertujuan untuk memperoleh dukungan untuk OSS, artinya software tersebut juga menyediakan kode sumber seperti program (binary) yang sudah dapat dijalankan. OSI tidak menyediakan lisensi khusus, tapi mendukung berbagai macam tipe lisensi open source yang ada.
Tujuan OSI adalah untuk merangkul perusahaan berbasis open source, perusahaan tersebut dapat menentukan sendiri bentuk lisensi open source yang mereka inginkan dan lisensi tersebut disahkan oleh OSI. Menurut Bimagets (2009:1) bahwa banyak perusahaan yang ingin me-release source code -nya tapi tidak ingin menggunakan lisensi GPL, mereka menawarkan lisensi sendiri yang telah disetujui oleh OSI.
Software yang memiliki lisensi di bawah lisensi open source atau yang lebih dikenal dengan General Public Licences (GPL) dapat dikembangkan oleh masyarakat pengembang software di seluruh dunia yang bertujuan untuk meningkatkan keunggulan software tersebut dan memperbaiki kegagalan software (bug fixes). Sebagai contoh software Linux (www.linuxfoundation.org), semenjak tahun 2005 telah lebih dari 3700 pengembang yang telah memberikan kontribusinya pada proyek tersebut (Schneider, 2008:1).
OSS tidak sama dengan “public domain” software (milik maysarakat). Hak cipta masih melekat pada software tersebut, dan masyarakat tidak bisa mengklaim bahwa software tersebut tidak memiliki hak cipta (Library Technology Reports, 2008:6). Perlu diingat GPL juga tidak mengatur apapun tentang harga. Meskipun terdengar aneh, namun orang dapat menjual Free Software. Maksudnya ‘free’ adalah kita memiliki kebebasan untuk melakukan segala sesuatu terhadap source code program tersebut, tapi tidak dalam hal ‘free’ harga (hal ini tergantung dari para developer, meskipun developer telah menjual atau bahkan memberikan software GPL, developer juga berkewajiban untuk memberikan source code nya juga) (Bimagets, 2009:1). Terkadang beberapa perusahaan yang menyediakan OSS tidak selalu bebas dari biaya. Biasanya mereka menawarkan layanan tambahan yang mengisyarakatkan pula biaya tambahan.
Menurut Chudnov (2009:22) bahwa free software bukanlah tentang biaya, dan bukan tentang propaganda, dan bukan tentang memangkas bisnis vendor, tetapi ini tentang kebebasan. Kebebasan yang dimaksud adalah bebas untuk menggunakan, bebas untuk mempelajari, bebas untuk memodifikasi, dan bebas untuk menyalin (GULA ASIN). Prinsip dasarnya adalah sbb:
1. Bebas menjalan program tersebut untuk tujuan apa saja
2. Bebas mengkaji bagaimana program tersebut bekerja, dan mengadaptasinya sesuai dengan kebutuhan
3. Bebas mendistribusikan salinannya kembali untuk membantu pengguna lainnya
4. Bebas untuk mengembangkan program tersebut dan merilisnya ke publik
Lebih lanjut dapat dilihat pada www.fsf.org/licensing dan http://open source.org/licenses.
Plus minus OSS
Pengembangan software berbasiskan open source selain memberikan beberapa keuntungan, terutama menyakangkut harga (Corrado, 2006:2), tetapi juga memiliki kelemahan. Hariyanto (2001:3) menemukan beberapa permasalahan seputar OSS, antara lain bahwa adakalanya proyek software tidak dapat terlaksana karena semakin banyakanya perbedaan pendapat dalam pengembangan software tersebut. Bahkan tak jarang terjadi konflik. Mereka berdebat tentang hal-hal yang tidak berguna. Hal ini tentu saja akan sangat merugikan karena perdebatan tersebut tidak akan menghasilkan apa-apa. Bilamana hal ini telah terjadi dapat mengakibatkan tertundanya proyek yang sedang mereka kerjakan, bahkan tidak tertutup kemungkinan proyek tersebut menjadi gagal. Jika seorang pengembang merasa tidak puas dengan para pengembang lain dalam membuat suatu proyek, maka ia dapat berpisah dan mengeluarkan proyek baru, Oleh karenanya diperlukan seorang pemimpin yang mampu bekerja sama dengan rekan-rekannya yang lain untuk membuat suatu arahan yang jelas tentang proyek.
Namun penunjukan seorang pemimpin terkadang juga mengandung resiko. Proyek-proyek open source biasanya dimulai oleh satu atau beberapa orang, sehingga ketergantungan menjadi sangat tinggi. Dengan berlalunya waktu, para pemimpin tersebut mungkin menjadi bosan, burn-out, dipekerjakan oleh organisasi lain. Akibatnya proyek-proyek yang mereka tangani dapat menjadi tertunda atau bahkan mungkin hilang. Sebagai contoh dua orang pembuat aplikasi GIMP, aplikasi open source untuk image editing seperti Adobe Photoshop, setelah mereka lulus dari Universitas California di Berkeley dan bekerja di organisasi lain, maka aplikasi GIMP yang mereka tulis sewaktu masih menjadi mahasiswa tertunda selama dua tahun pada saat versi 0.9, sebelum akhirnya diteruskan oleh para pengembang baru lain.
Lebih lanjut Heryanto mengatakan bahwa umumnya software-software yang dikembangkan disebabkan karena menarik minat pengembang baik secara langsung maupun tidak langsung. Dengan adanya kecendrungan model open source yang dimulai oleh seorang individu maka pengembangannya akan lebih bersifat developer oriented, yang berarti software yang lebih kompleks, namun belum tentu lebih bermanfaat. Pengembang akan membuat software-software yang terlihat menyenangkan, seperti membuat themes untuk GNOME, KDE maupun editor, dibandingkan dengan membuat aplikasi-aplikasi yang dianggap membosankan seperti Office Suites. Tanpa adanya insentif lain maka akan banyak proyek mati karena pengembang awal telah kehilangan minat dan tidak ada yang meneruskan.
Sama halnya dengan pendapat di atas, Mustafa (2009:1) juga membandingkan antara kekuatan dan kelemahan OSS, seperti terlihat pada tabel berikut ini.
Kekuatan FOSS Kelemahan FOSS
Banyak tenaga programmer yang terlibat mengerjakannya sehingga hasilnya terjamin. Masalah yang timbul berkaitan dengan intelectual property atau masalah pelaggaran hak cipta
Adanya peer review meningkatkan kualitas software Para hacker justru akan memanfaatkan keterbukaan kode program dalam melakukan hal-hal yang dapat merugikan pengguna aplikasi
Masa depan software lebih terjamin. Tidak ada ketakutan akan kehilangan programmer yang akan melanjutkan pengembangan dan pemeliharaan program Sejumlah bukti menunjukkan model pengembangan free open source software justru membutuhkan dana yang besar dan waktu yang lama dalam implementasinya
Kesalahan (bugs) lebih cepat ditemukan Tidak banyak SDM yang dapat memanfaatkan program secara optimal
Terbentuknya banyak pilihan dan “rasa”. Fleksibilitas tinggi karena banyak pilihan Pengalaman menunjukkan bahwa para pengembang yang mengakses kode program cenderung hanya mengubahnya untuk kepentingan sendiri dari pada menganalisis kelemahan dan memperbaikinya untuk kepentingan orang banyak
Tidak harus mengulangi pekerjaan yang sudah dilakukan programmer lain (prinsip reuse) Beberapa jenis dan versi hardware sering tidak dikenali
Relatif bebas dari gangguan virus yang sering menjengkelkan Tidak ada perorangan atau lembaga yang bertang-gungjawab khusus dalam memelihara sistem
Tabel 1. Keunggulan dan kelemahan OSS
Rahardjo (2004:3) mencoba membandingkan pro dan kontra penggunaan software dengan kode tertutup dan kode terbuka. Berikut ini akan dipaparkan hasil perbandingan tersebut.
Pro Kontra
Langsung pakai, tidak perlu pusing mengembangkan lagi Mahal
Adanya support dari pembuat software. Institusi tidak memiliki SDM untuk melakukan support. Ketergantungan kepada pembuat software. Terima apa adanya dari vendor. Bagaimana jika mereka gulung tikar? Tidak dapat memperbaiki sendiri jika ada masalah
Hanya ada satu produk yang perlu dikuasai. GUI konsisten. Training menjadi lebih sederhana. Monoculture (kultur tunggal) berbahaya untuk keamanan. Jika ada masalah (misal virus) maka semua kena dan menunggu solusi dari vendor. (Bagaimana kalau vendor lambat memberikan solusi?)
Dikarenakan tidak dapat dikembangkan sendiri, tidak ada jaminan bahwa sistem tidak dimasuki kuda troya (trojan horse) sehingga kurang disukai untuk sistem yang bersifat rahasia.
Tabel 2. Penggunaan software closed source
Pro Kontra
Bisa diubah, dimodifikasi, diperbaiki sendiri. Feature yang dibutuhkan bisa ditambahkan sendiri bila pengembang tidak bersedia. Kadang-kadang tidak bisa langsung dipakai dan harus “dioprek” dulu. Membutuhkan SDM yang bisa melakukan utak-atik.
Umumnya murah atau gratis Kadang-kadang tidak memiliki support yang dapat bertanggung jawab. Meski demikian ada komunitas yang dapat dimintai bantuan.
Cream of the crop. Software merupakan yang terbaik di bidangnya. Banyaknya software yang harus dipelajari yang kadang-kadang berbeda-beda cara penggunaannya. (GUI tidak konsisten.) Training menjadi merepotkan. Interoperability juga bisa dipertanyakan.
Jika software tidak dioprek, untuk apa menggunakan open source?
Tabel 3. Penggunaan software open source


Terlepas dari kelemahan, pro dan kontra OSS yang perlu disikapi adalah bahwa OSS merupakan pilihan yang bijak bagi perpustakaan yang memiliki keterbatasan biaya.
Pemanfaatan OSS untuk Sistem Informasi Perpustakaan
Ketika suatu perpustakaan berencana membangun otomasi perpustakaan, yang perlu dibangun adalah kesadaran bahwa otomasi bukanlah masalah besar. Secara gamblang Hakim (2008:14) berpendapat bahwa apabila pengelola perpustakaan sekolah atau pimpinan sekolah memiliki pengetahuan tentang komputerisasi perpustakaan, maka mereka akan menyadari bahwa komputerisasi perpustakaan bukanlah hal yang sulit dan mahal.
Hanya dengan sebuah komputer, perpustakaan sudah dapat membangun otomasi perpustakaan. Selain bertindak sebagai alat untuk menginput data, dan alat telusur (OPAC), komputer tersebut juga berfungsi sebagai server. Namun sebaiknya, perpustakaan minimal memiliki dua unit komputer.
Selanjutnya adalah ketersediaan software aplikasi untuk otomasi perpustakaan. Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa saat ini telah banyak beredar Sistem Informasi Perpustakaan yang bebas pakai. Perangkat lunak yang dapat digunakan gratis untuk membangun sistem informasi perpustakaan, antara lain Athenaeum Light, OpenBiblio, PhpMyLibrary, Otomigen-X, X-igloo, Sanayan, dan lain-lain.
Namun sebelum memulai memanfaatkan OSS tersebut, yang perlu dipertimbangkan adalah apakah perpustakaan hanya akan merencanakan untuk otomasi saja atau direncanakan untuk perpustakaan elektronik atau digital? Dalam bahasa sederhana apakah berbasis web sehingga pemakai dapat mengakses koleksi perpustakaan via internet atau tidak?
Athenaeum yang dirilis oleh Light Sumware Consulting, New Zealand (dimodifikasi oleh Didik Witono) adalah pilihan yang baik apabila suatu perpustakaan hanya berencana untuk otomasi saja. Tercatat beberapa perpustakaan telah memanfaatkan software ini, seperti Perpustakaan Universitas Paramadina, Perpustakaan LSM dan Pribadi, Perpustakaan Umum Kebumen, dan beberapa perpustakaan sekolah.
Fitur yang ditawarkan cukup komplet untuk ukuran software yang gratis, mulai dari fasilitas input data bibliografi, penelusuran, sampai pada peminjaman, pengembalian yang didukung oleh barcode, dan laporan. Selain itu, software ini juga menyediakan fasilitas administrasi yang berfungsi untuk merubah beberapa setting seperti memasukkan data organisasi, memasukkan nama administrator, merubah setting athenaeum menjadi multi-user, menetapkan jumlah maksimal buku yang dapat dipinjam, membuat batasan masa atau waktu peminjam dan juga merubah default kertas yang akan dicetak.
Athenaeum Light juga menyediakan fasilitas untuk membuat barcode yang berfungsi untuk memudahkan pengelola perpustakaan/taman bacaan dalam melakukan transaksi peminjaman, pengembalian dan juga perpanjangan buku. Untuk membuat barcode yang diperlukan adalah meng-install font barcode terlebih dahulu ke komputer.
Saat ini, beberapa perpustakaan sudah mulai mengembangkan perpustakaannya ke arah perpustakaan elektronik berbasis web. Ide dasarnya adalah untuk memudahkan pemakai memanfaatkan jasa perputakaan dari mana saja dan kapan saja. Pemakai tidak saja dimanjakan dengan kemudahan akses, tetapi juga dapat membaca, mendengarkan, menonton, bahkan mengunduh media tertentu secara online. Software OtomigenX, OpenBiblio, dan Senayan adalah beberapa contoh OSS berbasis web.
Untuk menjalankan software tersebut, terlebih dahulu harus menginstal web server, seperti apache (www.apache.org), atau apachefriends, seperti XAMPP, dan WAMP yang dapat diunduh pada http://www.sourceforge.net/. Berikut ini contoh gambar web server yang menggunakan XAMPP.

Web server digunakan untuk menguji atau menjalan software berbasis web secara lokal (seolah-olah sedang browsing di internet). Dengan demikian, software tersebut sudah dapat dijalan melalui jaringan lokal (LAN) atau intranet. Untuk menguji apakah web server sudah berjalan dengan benar atau tidak, dapat dilakukan dengan membuka browser (firefox, Internet explorer, opera, dll) dengan mengetikan http://localhost/phpmyadmin/. Apabila muncul seperti gambar di bawah ini, maka web server tersebut sudah dapat menjalankan program aplikasi yang akan digunakan.

Gambar 3. Tampilan phpMyadmin
Langkah selanjutnya adalah menginstal program aplikasinya. Untuk itu, memang disarankan dilakukan oleh mereka yang memahami dasar-dasar pemograman, terutama bahasa program yang digunakan oleh software tersebut, misalnya PHP. Beberapa software terkadang tidak menyediakan fasilitas installer. Pengguna harus mengedit beberapa file utama dari program tersebut secara manual. Biasanya file-file utama yang harus diedit tersebut adalah config.php, db.php, dan settings.php.
Setelah itu, membuat database pada kolom “ciptakan database baru.” Kemudian salin database software yang akan digunakan tersebut (biasanya berekstensi *.txt yang dapat dibaca dengan notepad) ke toolbar SQL. Secara otomatis tabel-tabel akan terbentuk dan siap digunakan. Apabila, setingan telah diubah dan database sudah jalan, maka otomasi perpustakaan sudah dapat dijalankan. Sebelum itu, sangat dianjurkan membaca manual atau pedoman penggunaan software tersebut. Berikut ini akan diperlihatkan tampilan depan dan ruang administrasi dari software OpenBiblio, OtomigenX, dan Senayan.

Gambar 4. Tampilan OPAC OtomigenX

Gambar 5. Tampilan Ruang Administrator OtomigenX
OpenBiblio merupakan salah satu Library Software yang 'free' dengan lisensi GNU/GPL. Walaupun ”free‘, OpenBiblio cukup handal dengan modul yang lengkap seperti modul penelusuran (Online Public Access Catalog = OPAC), sirkulasi, cataloging, reports dan admin, mendukung LAN dan juga nomor barcode. Dan yang tak kalah penting adalah struktur database OpenBiblio sesuai dengan standar perpustakaan yang dikenal dengan format MARC (Machine Readable Catalog). Software opensource (perangkat lunak bebas) ini dikembangkan oleh seorang programmer bernama Dave Stevens. OpenBiblio dijalankan bersamaan dengan software - software lain, yang juga opensource, yaitu Apache - MySQL - Php (AMP Applications).

Gambar 6. Tampilan OPAC OpenBiblio

Gambar 7. Tampilan Ruang Administrator OpenBiblio
Senayan adalah OSS yang sedang marak diperbincangkan oleh orang-orang di dunia perpustakaan karena perangkat lunak ini dirasa memiliki fasilitas paling komplet di antara aplikasi berbasis free open source yang pernah ada. Software ini dikembangkan dari software Alice yang digunakan oleh Perpustakaan British Council.
Senayan merupakan aplikasi berbasis web dengan pertimbangan cross-platform. Sepenuhnya dikembangkan menggunakan Software Open Source yaitu: PHP Web Scripting Language, (www.php.net) dan MySQL Database Server (www.mysql.com). Untuk meningkatkan interaktitas agar bisa tampil seperti aplikasi desktop, juga digunakan teknologi AJAX (Asynchronous JavaScript and XML). Senayan juga menggunakan Software Open Source untuk menambah fittur seperti PhpThumb dan Simbio (development platform yang dikembangkan dari proyek Igloo). Karena pengembangan senayan dibiayai dengan dana dari APBN maka sudah sepantasnya semua rakyat Indonesia bisa memperolehnya secara bebas. Untuk itu Senayan dilisensikan dibawah GPLv3 yang menjamin kebebasan dalam mendapatkan, memodi_kasi dan mendistribusikan kembali (rights to use, study, copy, modify, and redistribute computer programs).


Simpulan
Dengan segala keunggulan dan kelemahan OSS, para pengelola perpustakaan patut bersyukur bahwa sekarang telah banyak hadir software “bebas” yang dapat dengan mudah diperoleh melalui internet. Perlu disadari bahwa OSS dikembangkan bukan untuk individu, melainkan untuk kepentingan bersama. Untuk itu, semua pihak yang berkepentingan dalam pemanfaatan software perpustakaan harus mendorong dan pro aktif mengembangkan OSS ini. Dengan harapan bahwa perpustakaan berperan aktif dalam memajukan pendidikan di Indonesia.
*) Terima kasih kepada para pengembang OSS Perpustakaan, terutama kepada Pengembang OSS Senayan.