Membangun Citra Perpustakaan Perguruan Tinggi

Oleh : Yendri, S.Sos., S.IPI (Pustakawan FIB-Adab)

Tiga pilar utama didalam membangun citra perpustakaan yang positif adalah pertama membangun citra Perpustakaan, kedua membangun citra pustakawan ketiga membangun perpustakaan yang berbasis teknologi dan informasi. Kebijakan yang salah akan memberikan dampak yang negatif dimata pemakai, oleh sebab itu membangun citra positif merupakan kebijakan yang sangat diperlukan. Sistem informasi manajemen (SIM) perpustakaan merupakan pengintegrasian antara bidang pekerjaan administrasi, pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, pengolahan, sirkulasi, statistik, pengelolaan anggota perpustakaan, dan lain-lain. Sistem ini sering dikenal juga dengan sebutan sistem otomasi perpustakaan.

Latar Belakang

Perpustakaan merupakan salah satu sarana pembelajaran yang dapat menjadi sebuah kekuatan untuk mencerdaskan bangsa. Perpustakaan juga mempunyai peranan penting sebagai jembatan menuju penguasaan ilmu pengetahuan yang sekaligus menjadi tempat rekreasi yang menyenangkan, menyegarkan, dan mengasyikkan. Oleh karena itu citra perpustakaan perlu dibangun agar dapat berkembang dengan baik pada era globalisasi ini. Dengan membangun citra perpustakaan yang positif, keberadaan perpustakaan akan membawa dan mengembangkan citra institusinya, baik di dalam maupun di luar lembaga induknya. Dalam mengembangkan citra, perpustakaan berusaha meningkatkan layanannya yang sesuai dengan sistem manajemen mutu (Quality Management System). Wiliam S. Dix Pustakawan pada Princeton Univercity, yang dikutip oleh ( Saleh, 1995 : 178) mengatakan bahwa perpustakaan dapat dikatakan bermutu apabila dapat memberikan layanan yang cepat, tepat dan benar pada pemakai (user)

Strategi yang ditawarkan untuk mengembangkan citra perpustakaan khususnya perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia melalui 3 (tiga) pilar utama yaitu:
- pertama membangun citra perpustakaan (building image),
- kedua meningkatkan citra pustakawan (librarian image),
- ketiga mengembangkan perpustakaan yang berbasis pada teknologi informasi dan komunikasi atau information and communication technology (ICT based)

Dengan menerapkan strategi tiga pilar utama tersebut di atas, apa yang direncanakan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (DIKTI) sebagai institusi yang melaksanakan pengawasan, pengendalian, dan pembinaan perguruan tinggi telah menargetkan 25 (dua puluh lima) perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia akan mencapai kualitas yang berstandar nasional atau bertaraf internasional akan tercapai ( Pudjiono, 2006 : 1 )

Berbicara tentang citra adalah merupakan seperangkat kesan atau image di dalam pikiran orang terhadap sesuatu objek. Citra suatu perpustakaan dapat dikatakan sebagai suatu pandangan yang diberikan masyarakat tentang sebuah institusi perpustakaan. Misalnya Perpustakaan IAIN Imam Bonjol padang, dengan kekuatannya di bidang kelengkapan koleksinya atau sumber daya manusianya, maka seorang pemakai lebih dulu akan memikirkan produk layanan apa yang dapat memenuhi kebutuhannya sebelum ia memilih produk layanan yang tersedia di perpustakaan tersebut.

Setiap perpustakaan selalu memberikan kesan atau image, baik yang positif maupun negatif pada berbagai pihak yang selalu berhubungan dengan layanan dari perpustakaan tersebut. Hal ini merupakan konsekuensi logis, mengingat dalam segala aktivitasnya perpustakaan selalu berhubungan dengan berbagai pihak, khususnya dengan pemakai perpustakaan. Jadi dengan sendirinya pihak yang berkepentingan akan selalu mengamati keberadaan perpustakaan tersebut agar tidak merugikan pemakainya. Dapat kita bayangkan seandainya pemakai perpustakaan diperlakukan dengan kasar atau tidak dilayani sebagaimana mestinya hal ini akan memberikan efek atau kesan negatif pada citra perpustakaan

Oleh karena itu setiap perpustakaan diharapkan mampu memberikan citra positif agar selalu sukses dalam berinteraksi dengan pemakai. Citra negatif dapat memperlemah serta merusak strategi yang telah dibangun secara efektif. Sedangkan citra positif bisa didapatkan dengan mengkomunikasikan keunikan dan kualitas terbaik yang dimiliki perpustakaan itu kepada pemakainya. Citra positif juga dapat kita berikan melalui pelayanan prima sehingga pemakai merasa senang dan puas dari layanan yang kita berikan. Demikian pula dengan perpustakaan perguruan tinggi merupakan jantung bagi kehidupan sivitas akademika. Melalui perpustakaan dapat diperoleh data maupun informasi yang dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan dan perencanaan serta dapat menyegarkan dan mengembangkan ilmu pengetahuan.

Namun demikian kondisi tersebut belum disadari betul, hal ini dapat dilihat dari pendapat (Hasan, 2001 : 10 ) yang ditulis Pudjiono, mengenai kondisi perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia masih perlu perhatian, karena hanya ± 60% (enam puluh persen) dari sekitar 4.000 (empat ribu) perguruan tinggi di Indonesia yang mempunyai perpustakaan berstandar baik. (Pudjiono, 2006 : 5)

Ironis memang, kondisi perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia masih kurang berkembang sesuai dengan fungsi dan perannya karena diakui atau tidak, bangsa ini belum optimal dalam mengembangkan sumber-sumber pembelajaran. Hal ini juga dapat dilihat dalam Undang Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Sisdiknas) tidak ada satu pasal pun yang menuliskan kata perpustakaan. Padahal menurut UNESCO, pendidikan untuk semua (education for all), dapat lebih berhasil jika dilengkapi dengan keberadaan perpustakaan.

Untuk memperbaiki kondisi tersebut, perpustakaan tidak lagi berperan sebagai sesuatu yang pasif dan tidak dapat diajak berbicara. Sebaliknya, perpustakaan harus menjadi sarana interaktif dan menjadi tempat dihasilkannya berbagai informasi dan ilmu pengetahuan baru. Dengan demikian perpustakaan perguruan tinggi perlu membangun citra positif di mata masyarakat pemakai dan lingkungannya.

Kebijakan yang salah akan memberikan dampak yang negatif dimata pemakai, oleh sebab itu membangun citra positif merupakan kebijakan yang sangat diperlukan. Contoh kebijakan yang salah seperti mengambil tindakan yang memerlukan waktu cepat seperti memperbaiki fasilitas yang sudah rusak tidak ditanggulangi dengan segera, kebersihan, fasilitas yang tidak dijaga membuat pengunjung tidak nyaman. Agar pemakai di dalam mencari informasi yang dibutuhkannya, selalu terpenuhi maka kita harus terus membangun citra positif perpustakaan.

Pembangunan Citra Perpustakaan

Dalam sebuah institusi pendidikan, keberadaan perpustakaan harus memberikan andil tersendiri dalam proses pembelajaran. Untuk itu perlu adanya sinergi yang kuat antara kebijakan dan institusi pendidikan dengan pengelola perpustakaan terutama untuk memberikan daya dukung dalam mencapai tujuan dan misi institusi. Disini peran pengambilan kebijakan, pengelola perpustakan dan civitas akademika (pengguna) tidak bisa saling dipisahkan didalam mencapai tujuan dan misi yang kita harapkan.

Setiap perpustakaan selalu memperoleh kesan atau image, baik yang positif maupun negatif dari berbagai pihak yang selalu berhubungan. Hal ini merupakan konsekuensi logis, mengingat dalam segala aktivitasnya perpustakaan selalu berhubungan dengan berbagai pihak, khususnya dengan pemakai perpustakaan. Jadi dengan sendirinya pihak yang berkepentingan akan selalu mengamati keberadaan perpustakaan tersebut agar tidak merugikan pemakainya. Seringkali dapat kita lihat sebagai misal bahwa pemakai perpustakaan diperlakukan dengan kasar, hal ini akan memberikan efek atau kesan negatif pada citra perpustakaan.

Oleh karena itu setiap perpustakaan diharapkan mampu memberikan citra yang positif agar selalu sukses dalam berinteraksi dengan masyarakat lingkungannya. Citra yang negatif dapat memperlemah serta merusak strategi yang telah dibangun secara efektif. Sedangkan citra yang positif bisa didapatkan dengan mengkomunikasikan keunikan dan kualitas terbaik yang dimiliki perpustakaan itu kepada pemakainya.

Siapa pun tahu, bahwa perpustakaan "masih menjadi tempat yang menjemukan” dan ditempatkan pada posisi yang semakin "terasing" serta menjadi "anak tiri" di lingkungannya sendiri. Oleh karena itu banyak perpustakaan khususnya perpustakaan perguruan tinggi mulai berbenah untuk meningkatkan citra diri baik dari hal yang kecil atau sepele sampai dengan pembenahan yang berskala besar.

a. Membangun Citra Perpustakaan Berskala Kecil
Peningkatan citra yang berskala kecil di yaitu membenahai hal-hal yang menyangkut kebersihan, keindahan dan fasilitas lainnya yang mendukung kenyamanan pengunjung sebagai contoh tersediannya WC yang bersih, pendingin ruangan (AC) yang cukup dan sebagainya harus diperhatikan untuk meningkatkan citra perpustakaan. Dalam rangka meningkatkan citra perpustakaan ada perpustakaan yang mengganti namanya dengan menggunakan istilah asing atau singkatan seperti Brawijaya University Library untuk Perpustakaan Universitas Brawijaya, Airlangga University Library untuk Perpustakaan Universitas Airlangga, Electronic Library untuk Perpustakaan Institut Pertanian Bogor, Sunan Ampel Surabaya untuk Perpustakaan IAIN Sunan Ampel Surabaya, dan lain-lain. Dengan perubahan nama tersebut membuat perpustakaan lebih menarik dan diminati oleh pemakai. Ini juga salah satu kebijakan yang dilaksanakan oleh perpustakaan di dalam meningkatkan citranya di mata masyarakat baik di lingkungannya sendiri, nasional maupun internasional.

b. Membangun Citra Perpustakaan Berskala Menengah
Dari membangun citra perpustakaan bersekala kecil pihak pengelola Perpustakaan juga mempunyai keinginan-keinginan yang terpendam, misalnya dapat kita lihat pada peningkatan citra yang berskala menengah, seperti mengembangkan website perpustakaan sampai dengan membenahi koleksi dan ruangan. Website dapat kita kenali dengan beberapa homepage yang dapat diakses lewat internet, disamping menyediakan dengan koleksi-koleksi dalam bentuk digital baik yang diolah sendiri atau yang berasal dari pembelian, seperti koleksi digital karya sivitas akademika (skripsi, tesis, penelitian, disertasi), dan malah ada perpustaakaan telah menerapkan konsep e-library menitik beratkan pada penggunaan sarana komputer yang bersifat multiple purposes yang dapat digunakan untuk berbagai tujuan dan kepentingan. Misalnya melihat nilai, mengisi tranksip nilai sampai mengakses data secara on-line bila mahasiswa membutuhkan literature dalam mengerjakan tugas akademik.

c Membangun Citra Perpustakaan Berskala Besar
Peningkatan citra yang berskala besar, dapat kita lihat beberapa perpustakaan mulai berbenah dengan membangun gedung perpustakaan sesuai dengan standar yang dibutuhkan oleh perpustakaan. Bangunan gedung perpustakaan yang dirumuskan berdasarkan konsep yang sistemik, yaitu sebagai kesatuan sistem keandalan bangunan gedung yang memiliki keterkaitan dengan kesatuan sistem penataan bangunan gedung dengan lingkungannya. Adapun tujuannya adalah guna terwujudnya pemanfaatan ruang perpustakaan yang berpihak kepada kepentingan pemakainya terutama sivitas akademikanya (mahasiswa, staf pengajar, dan peneliti) yang berlandaskan asas kemanfaatan yang menampung nilai-nilai kemanusiaan dan keadilan, asas keselamatan, keseimbangan, dan keserasian bangunan gedung dengan lingkungannya.

Adapun rumusan sistem keandalan bangunan gedung perpustakaan, terdiri atas aspek keselamatan, kesehatan, dan kenyamanan. Keandalan bangunan gedung telah diarahkan untuk dapat memandu harmonisasi standar, yang berpedoman pada pengembangan standar-standar teknis nasional yang harmonis dengan standar teknis negara lain dan standar internasional.

Dengan adanya peningkatan citra perpustakaan baik dari skala kecil sampai besar, kita berharap perpustakaan tidak lagi “menjemukan”, “terasing”, dan “menjadi anak tiri” di lingkungannya sendiri dan kita berharap juga hadirnya sebuah perpustakaan yang besar dan memadai serta berstandar atau bertaraf internasional.

Meningkatkan Citra Pustakawan
Siapa pun tahu bahwa profesi pustakawan di negeri ini masih merupakan “pilihan profesi yang alternatif”, tenaga pustakawan “dipandang sebelah mata”, tenaga pengelola perpustakaan “tenaga buangan”, dan lain-lain. Walaupun kita tahu bahwa tenaga pustakawan merupakan jabatan karir dan jabatan fungsional yang telah diakui keberadaannya oleh Pemerintah Republik Indonesia dengan terbitnya Surat Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Menpan) nomor 18 tahun 1988 dan telah diperbaharui dengan SK Menpan nomor 132 tahun 2002.

Melihat permasalahan tersebut di atas, mau tidak mau perpustakaan perguruan tinggi mulai berbenah dengan membekali para tenaga pengelolanya baik tenaga administratif maupun fungsional pustakawannya bersikap profesional dalam memberikan pelayanan. Untuk dapat bersikap profesional banyak perpustakaan perguruan tinggi mulai melakukan pengembangan sumber daya manusia (SDM), khususnya melatih tenaga pengelola perpustakaan atau pustakawan dalam bidang layanan, komputer, bahasa Inggris, studi banding ke berbagai perpustakaan yang lebih maju. Pengembangan SDM lainya adalah dengan mengikutsertakan dalam seminar maupun magang di bidang ilmu perpustakaan, teknologi informasi dan komunikasi, dan mengikutsertakan pendidikan formal S2 bidang ilmu perpustakaan dan informasi. Peningkatan kualitas/mutu layanan dengan cara pembekalan layanan prima bagi tenaga pengelola perpustakaan/pustakawan.

Pustakawan dituntut bersikap professional untuk meningkatkan kualitas/mutu layanan. Untuk menjadi tenaga profesional yang perlu diperhatikan adalah kepribadian, kompetensi, dan kecakapan. Selain itu tenaga pengelola perpustakaan dituntut bersikap SMART, yaitu Siap mengutamakan pelayanan, Menyenangkan dan menarik dalam memberikan layanan, Antusias atau bangga pada profesinya sebagai tenaga fungsional pustakawan, Ramah dan menghargai pemakai perpustakaan, serta Tabah di tengah kesulitan yang dihadapi. (Pudjiono, 2006. 12)

:: Artikel lengkap, diterbitkan dalam Jurnal SHOUT al-MAKTABAH edisi 03/2010