Urgensi Arsip dan Sistem Informasi Manajemen

Oleh : Drs. Zulkarnaini, MA (Ketua Program Diploma III PAD)

Tidak dapat dipungkiri bahwa belum setiap orang mengetahui dan mengerti tentang arsip dan kearsipan. Tidak terkecuali karyawan yang bekerja di unit organisasi pemerintah maupun organisasi swasta sebagai pelayan publik, padahal arsip dan kearsipan sangat berguna dalam kehidupan setiap orang. Dikatakan bahwa dimana ada kegiatan manusia, niscaya disitu akan ada arsip.

Hal itu disebabkan karena manusia selalu memerlukan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan atau aktivitas yang dilakukan sebagai alat bantu untuk mengingat, baik untuk keperluan administrasi , hukum dan kepentingan-kepentingan pembuktian yang otentik dan sebagainya ( Zulkifli Amsyah , 2003 : 5. ) bahkan lebih jauh dari itu keasrsipan pula yang menuntun seseorang untuk meraih kesuksesan yang lebih tinggi, karena arsip dapat memberikan ide baru untuk lebih baik dan lebih bernilai dari apa yang dilakukan masa lalu. Dengan melakukan arsip dan kearsipan tentu seseorang tidak akan kehilangan jejak sebagai gambaran masa lalu untuk mengambil langkah baru kedepan yang lebih tepat dan lebih baik dalam segala bentuk aktivitasnya. ( Endang Wiryatmi Tri Lestari , 1993 : 1 )

Ketahuilah, bahwa sesungguhnya penanganan dan pengelolaan arsip sudah dimulai dari rumah tangga. Arsip-arsip yang penting bagi adminstrasi rumah tangga misalnya kwitansi pembayan listrik, pembayaran telepon, pembayaran air minum, pembayaran pajak, ijazah, sertifikat , Surat Izin Mendirikan bangunan dan lain-lain sebagainya. Banyak lagi yang lain-lain berupa dokumen- dokumen penting yang harus di kelola, ditata, dan disimpan dengan sistematis supaya aman dan mudah ditemukan kembali apabila suatu ketika dibutuhkan. Tatapi sering ditemukan ditengah kehidupan masyarakat apabila suatu pihak meminta kepada sesorang untuk menunjukan suatu dokumen yang diperlukan sebagai salah satu syarat dalam memproses surat atau dokumen yang dibutuhkannya, namun dokumen yang dinta tersebut sebagai syarat tidak bisa ditemukan dengan mudah dan cepat. Bahkan untuk mencari 1 lembar bukti pembayaran PBB untuk mengurus KTP dapat memakan waktu satu atau 2 hari. Apalagi perlunya arsip dalam suatu oraganisasi, baik organisasi kecil, menengah dan besar, organisasi swasta dan terutama dalam organisasi pemerintahan.

Karena begitu pentingnya persoalan arsip, pemerintah menganggap perlu mengeluarkan suatu Undang-Undang tentang kearsipan maka pada tahun 1971 terbentuk Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Undang-undang ini lebih lengkap dari peraturan-peraturan yang dibuat oleh Pemerintah Hindia Belanda sebelumnya tentang kearsipan ( Staatsblad Wed India 1854 No.18, 1857 Bijblad No.54, 1881 Bijblad No.7108, tahun 1182 Bijblad 7109, tahun 1909 Bijblad No. 7131 dan tahun 1938 Bijblad Nomor 14117 tentang penysutan arsip.) Peraturan Perundangan Hindia Belanda ini masih berlaku berdasarkan pasal II aturan peralihan Undang-Undang Dasar 1945 ( Endang Wiryatmi Tri Lestari, 1993: 40 ).
Untuk pelasanaan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 telah ditetapkan pula Keputusan Presiden ( Keppres ) Nomor 26 tahun 1974 tentang kedudukan, tugas pokok , fungsi serta struktur organisasi dan tata kerja Organisasi Arsip Nasional. Kemudian untuk itu, ditetapkan pula Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang penyusutan Arsip. Peraturan ini dalam pelaksnaannya diatur dengan Surat Edaran Ketua Arsip Nasional No. SK/01/1981 sebagai ketentuan peralihan Peraturan Pemerintah tentang penyusutan arsip ( Endang Wiryatmi Tri Lestari 1993 : 42 ) dan sebagai penjabaran dari Undang-Undang dan Peraturan Pemerintah tersebut masing-masing-masing Menteri Departemen membentuk kebijakan lagi sesuai dengan bidang tugasnya dalam bentuk Surat Keputusan seperti Keputusan Menteri Agama Nomor 81 tahun 1984 tentang Penerapan Sistem Kearsipan Kartu kendali ( Arsip Dinamis ) dilingkungan Departemen Agama dan berbagai Surat Edaran tentang Kearsipan ( Sekjen Departemen Agama, Surat Edaran No.731 tahun 1995 : 6 ) dan terakhir Peraturan Menteri Agama RI Nomor 10 tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis di lingkungan Departemen Agama. Sedangkan pada Departemen Keuangan RI sebagai penjabaran Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 dan Keppres Nomor 26 tahun 1974 dan Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979 telah ditetapkan pula Keputusan Menteri Keuangan R I Nomor 245/KM.1/1979 tantang Penyeragaman pola dan sistem kearsipan di lingkungan Departemen Keuangan dan berbagai Surat Edarannya ( Endang Wiryatmi Tri Lestari , 1993 : 42 ) dan begitu juga dengan Departemen-Departemen lainnya dalam Pemerintahan republik Indonesia.
Dilain pihak perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini sangat berpengaruh tehadap kemajuan untuk percepatan pencapaian tujuan berbagai oraganisasi, baik organisasi pemerintah ataupun oraganisasi swasta. Mereka bersaing untuk meningkatkan profesioanalisme di perkantoran, perbankan, perindustian, dunia pendidikan dan lain-lain. Untuk mencapai kemajuan tersebut diperlukan dukungan manajemen yang tepat. Untuk megelola manajemen diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat. Dan maju mundurnya kinerje suatu organisasi sangat tergantung kepada informasi yang diserapnya. Salah satu informasi yang sangat penting bagi suatu organisasi adalah rekaman dari berbagai kegiatan organisasi itu sindiri, sedangkan rekaman tersebut diperoleh melalui arsip. Di perkantoran arsip tersebut diperlukan untuk membantu pelayanan ataupun sebagai informasi intern. Pengambilan keputusan oleh manejer atau pimpinan banyak tergantung kepada kelengkapan , kecepatan, dan ketepatan informasi yang disajikan dan dilaporkan secara aktif kepadanya. Dari itu setiap kegiatan diperlukan bantuan data dan informasi. Demikian pula pada kegiatan pengambilan keputusan yang kita kenal sebagai Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) atau Management Information System ( MIS ) ( Zulkifli Amsyah, 2003 : 8 ).
Oleh karena itu keterkaitan antara arsip dan Sistem Informasi Managemen sangat erat. Tetapi sangat disayangkan bahwa sebahagian orang termasuk karyawan pada kantor pemerintah belum mamahami betapa sangat urgennya keberadaan arsip dan penataannya dalam suatu oraganisasi baik organisasi swasta apalagi organisasi pemerintah. Hal ini lah menarik perhatian penulis untuk menysun suatu karya dengan topik “ Urgensi Arsip dan Sistem Informasi Manajemen “ agar setiap kali Pimpinan mengambil suatu keputusan terlebih dahulu agar bercermin kepada informasi dan data yang terdapat pada arsip.

(Lebih Lengkap ...... hubungi fiba@gmail.com / abahiffa@yahoo.com