Dokumentasi di Indonesia

Oleh : Dra. Hj. Nurhayati Zain, MA (Dosen Jur. IIP)

Dokumentasi di tanah air Indonesia sekarang ini masih belum mendapat perhatian yang memadai. Dalam perlakuan masyarakat sekarang ini hanya seperti pengisi waktu luang. Di lapangan ada yang mencampurkan urusan dokumentasi perpustakaan dengan arsip. Padahal ada perbedaan pada koleksi, fungsi dan tujuannya masing-masing, sehingga Indonesia sering menemui kesulitan dalam mencari bukti data pada peristiwa-peristiwa tertentu.

Pada tahun 1960-an dulu urusan dokumentasi sudah diatur dalam Peraturan Presiden nomor 20 tahun 1961 tanggal 26 Desember 1961, namun dokumentasi lebih berat ke perpustakaan dan kemudian ditindak lanjuti dengan disahkannya undang-undang nomor 43 tahun 2007 tentang perpustakaan.
Dokumentasi asal katanya adalah dokumen yang dalam bahasa Inggris ditulis dengan document. Apa yang dimaksud dengan dokumen? Dan apa peran dokumentasi dalam suatu pemerintahan?
Menurut Oxford Learner’s Pocket Dictionary new Edition tahun 2005 halaman 127 tertulis bahwa document adalah:
1. Official paper giving information evidence etc.
2. Computer file that containts text and has a name that in dentifies it.
3. Record the details of something : prove or support something with documents.
Menurut Longman Dictionary of American English New 4th Edition tahun 2008 halaman 297, document adalah :
1. A piece of paper that has official information written on it : a legal document.
2. To record information about something by writng about it, photographing it etc.
Sementara dokumentasi padanannya dalam bahasa Inggris adalah documentation. pada Longman Dictionary artinya:
1. Official documents that are use in order to prove that something is true or correct.
2. The process of recording information in writing, on film, etc.
Pada Oxfodr Learner’s Pocket Dictionary documentation adalah : documents used as evidence or proof.
Soejono Trimo, MLS dalam bukunya Pengantar Ilmu Dokumentasi halaman 7 mengatakan bahwa dokumen adalah record atau recorded material, sedangkan dokumentasi adalah :
1. Suatu kumpulan (koleksi) dokumen-dokumen tentang bidang pengetahuan tertentu, ataupun mengenai kegiatan tertentu yang terorganisasi menurut sistem / metode tertentu.
2. Segala aktifitas yang berkaitan dengan proses pengumpulan / pengadaan secara selektif, pemrosesan (pengelolaan dokumen-dokumen) secara sistematis dan ilmiah serta pendistribusian informasi kepada para pengguna jasa informasi.

Akan tetapi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia edisi ke-3 tahun 2002 halaman 272 menyatakan bahwa dokumen adalah :
1. Surat yang tertulis, tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan (seperti : akte kelahiran, surat nikah, surat perjanjian, dll)
2. Barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos.
3. Rekaman suara, gambar direkam dsb yang dapat dijadikan bukti keterangan.

Disamping itu dokumentasi adalah :
1. Pengumpulan, pemilihan, pengolahan dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan.
2. Pemberian atau pengumpulan bukti keterangan (seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lainnya) bisa juga berarti panitia yang dilengkapi dengan seksi pameran, publikasi, dsb.

Mendokumentasikan adalah mengatur dan menyimpan sebagai dokumen. Pendokumentasian adalah proses, cara, perbuatan mendokumentasikan. Dokumenter artinya bersifat dokumentasi. Dokumentalis adalah orang yang bekerja di bidang dokumentasi.
Dari pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa dokumentasi adalah suatu unit kegiatan pengumpulan dan pengolahan sumber-sumber informasi secara sistematis untuk dapat dijadikan bukti keterangan.
Melihat situasi sekarang ini, rasanya perlu dikembangkan eksistensi dan fungsi dokumentasi begitu juga perpustakaan serta kearsipan, karena ketiga hal ini perlu penegasan sehingga pengerjaannya tidak tumpang tindih serta dapat digunakan pada sasaran yang tepat dan akurat.